Política de Tratamiento

de Datos Personales

 

 

1. INTRODUCCIÓN
Es política de ITELCA S.A.S, dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de
la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento
de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de
políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial,
para la atención de consultas y reclamos.

ITELCA S.A.S publica la presente política la cual contiene los lineamientos que aplica para
el tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y empleados, con el fin
de otorgarle plena transparencia y seguridad al manejo de nuestra base de datos.
Esta política y manual de tratamiento aplicará también para los datos personales de clientes,
proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos
escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos,
respectivamente.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
ITELCA S.A.S., identificada con NIT 800.002.942-4, con domicilio en la ciudad de Bogotá,
y con dirección de notificación en Bogotá en la Calle 94 No. 47 – 25, correo
electrónico info@itelca.com.co y teléfono 2194100.

3. OBJETO
El objeto de este manual es el de consagrar las políticas de tratamiento de las bases de
datos administradas por ITELCA S.A.S., acorde con lo dispuesto por el literal k) del
artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, normas que
consagran los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de
datos personales, al igual que desarrolla las demás disposiciones vigentes a la fecha de
elaboración del mismo, en particular el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre
“Políticas de Tratamiento”.

4. ALCANCE
Conforme a la normativa vigente, en particular los mandatos de la Constitución Política
de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el
presente manual contiene las políticas y procedimientos que garantizan el respeto y
acatamiento de la ley, de manera que se regula la forma como se recolecta, almacena
y trata los datos de carácter personal que recopila ITELCA S.A.S. en el giro ordinario
de sus negocios, al igual que se prescriben los derechos de los titulares de la información,
los procedimientos de que trata el Título V de la Ley 1581 de 2012, tales como consultas, reclamos, y se fijan los deberes de ITELCA y de los encargados del mismo,
para dar cumplimiento cabal y efectivo a la protección de los datos personales.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras
de datos personales de personas naturales por ITELCA S.A.S., deberá obtenerse
autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales
sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo
establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por
medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir
de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta
posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del
Titular conforme la ley.
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán
los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del
Decreto 1377 de 2013:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ITELCA S.A.S., captura datos personales en el desarrollo de las siguientes actividades:
1. Registro de información de Proveedores.
2. Captura de información a través de página web.
3. Captura de información a través de programas de mercadeo.
4. Selección de personal y manejo de información para nómina
5. Convenios con entidades financieras o de otro tipo.
6. Captura de información en actividades de servicio al cliente.
Durante la ejecución de estas actividades o de otras donde se presente la captura de datos
personales, el reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío,
administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia,
procesamiento e inclusión de dichos datos personales dentro de sus bases de datos en su
servidor , ITELCA S.A.S., se regirá a los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto
reglamentario1377 de 2013 y demás normas concordantes, en el tratamiento de los datos
personales de terceros, para lo cual obtendrá previamente autorización de su titular. Previo
a compartir datos personales con terceros, aliados, contratistas, proveedores, ITELCA S.A.S.,
deberá cerciorarse de haber obtenido previamente la autorización del titular de los datos
para darle ese uso. De acuerdo con lo anterior, solo podrá compartir datos personales con
terceros cuando cuente con la debida autorización de su titular.
En los usos para los cuales destina ITELCA S.A.S., los datos personales que captura
en ejecución de su objeto social se encuentran:
1. Atención de requerimientos de autoridades.
2. Manejo interno a efectos de registro de sus clientes.
3. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus
clientes, proveedores y empleados.
4. Actualización de las bases de datos.
5. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones
laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, así como
permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
6. Gestiones de cobranzas o comercial.

6. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:
Las bases de datos de ITELCA .S.A.S., tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo
en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos o
aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias,
laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos administrativos,
contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información almacenadas en las mismas,
con un plazo máximo de tres años, contados desde la autorización otorgada por sus
titulares, acorde con los procedimientos de ley y los previstos en este manual.
Dicho término se prorrogará automáticamente y se podrán retirar datos o suprimir
información conforme a los procedimientos señalados en este manual. Como consecuencia
de lo anterior, y siempre y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una
norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento de los datos, ITELCA
S.A.S., procederá a su supresión. No obstante, lo anterior, los datos personales serán
conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o
contractual.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
Los titulares conforme a la Ley 1581 de 2012 le asisten los siguientes derechos: a) Conocer,
actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento
o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar
prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del
Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización
y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS,
NIÑAS Y ADOLESCENTES:
El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños, niñas y adolescentes está
prohibido. No obstante lo anterior, ITELCA S.A.S., realiza el tratamiento de datos de este
tipo en los siguientes casos única y exclusivamente cuando media autorización previa
y expresa de su Titular:
Datos sensibles: ITELCA S.A.S., realiza el tratamiento de datos sensibles autorizados por
el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, capturados de sus empleados y con fines únicos
y exclusivos de manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento
a las obligaciones legales, contractuales y/o convencionales derivadas de la misma, en
vigencia y/o finalizada la misma. Lo anterior sin perjuicio de las autorizaciones que puedan
conceder los titulares en los términos del Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
Dichos datos son manejados en bases de datos del área de recursos humanos de ITELCA
S.A.S.
Para el tratamiento de datos sensibles ITELCA S.A.S., deberá:
a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar
su tratamiento.
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales
de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles
de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del
tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
c. No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.
El Tratamiento de este tipo de datos será permitido siempre y cuando responda y respete
el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y se asegure el respeto de sus
derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, ITELCA S.A.S., deberá obtener la autorización del
representante legal del niño, niña o adolescente para la captura, almacenamiento, envío
a terceros y uso de los datos con los fines antes señalados, previo ejercicio del menor
de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la
madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

9. ATENCIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS
El Profesional de Desarrollo de Negocios asumirá la función de recepción de consultas,
solicitudes y reclamos y brindará tramite a los requerimientos de los titulares, para llevar a la práctica los lineamentos establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la
presenta política. El contacto se puede realizar a través del siguiente medio: info@itelca.com.co

CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal
del Titular que repose en nuestra base de datos, obligándose el responsable de la
Información a entregar toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento
o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro
de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida
en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley,
podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento
o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de
los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos
que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá
que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender
el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS:
a. Por medio físico o mediante mail: El Titular o las demás personas permitidas
por la ley podrán realizar consultas, solicitudes o reclamos utilizando otro formato o a
través de un escrito dirigido a la compañía y lo enviarán por correo físico a la Calle 94
No 47 – 25, o al correo electrónico: info@itelca.com.co. Los tiempos de respuesta
serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para
reclamos.
b. Por medio telefónico: Las consultas, peticiones y reclamos recibidos por este medio
serán tramitados por la compañía y su respuesta será dada por escrito a la dirección
de notificación aportada por el Titular. Los tiempos de respuesta serán de diez (10)
días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
c. Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: El Titular o
sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de
datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren
que se ha presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos
en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante ITELCA S.A.S., por correo
físico a la Calle 94 No 47 – 25, o al correo electrónico: info@itelca.com.co. Dicho
reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ITELCA S.A.S., con
la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el
reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de
que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que
el reclamo sea decidido.
 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
 Cuando exista un reclamo, ITELCA S.A.S., deberá informar a los terceros con
quienes hubiere compartido los datos personales que están siendo objeto de
reclamo, que dicho reclamo existe y que se encuentra en trámite.
 Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base de datos la leyenda
“información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad
competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
personal. Mientras la información este siendo controvertida por su titular ante la
autoridad, ITELCA S.A.S., no podrá circularla con terceros.